Отказное письмо о сертификации товара

Отказные письма – это документы, подтверждающие, что товар или услуга не подпадают под определенные стандарты или требования, т. е. не требуют проведения в отношении них оценки соответствия и оформления разрешительных документов (сертификатов, деклараций, СГР). Такие письма иногда называют информационными или разъяснительными, а выдаваться они могут различными организациями, такими как сертификационные центры, лаборатории или государственные ведомственные органы (в зависимости от вида письма). Целью отказных писем о сертификации товара является упрощение процесса торговли, уменьшение бюрократии и затрат на получение сертификатов и разрешений, которые могут не требоваться в определенных ситуациях. Например, если товар не подлежит сертификации либо декларированию соответствия, или если услуга не попадает под действие определенных стандартов качества или безопасности.

Когда нужно предъявлять отказные письма?

Отказное письмо может потребоваться в различных ситуациях, например, при таможенном оформлении импортной продукции, продаже товара на внутреннем рынке, участии в тендерах и аукционах. В этих случаях письмо может потребовать покупатель, работники таможенных служб, организаторы торгов или другие заинтересованные стороны. К примеру, налоговики и прочие проверяющие органы, которые ввиду технической сложности продукции и без высокой квалификации с трудом могут определить необходимость обязательной оценки соответствия. В таком случае, следует получить отказное письмо и сразу избавиться от любых необоснованных претензий.

Существует пример, когда наличие отказного письма вовсе является обязательным условием торговли – это работа через маркетплейсы. При размещении на сайтах интернет-ритейлеров товара, который не нуждается в оформлении сертификатов или деклараций соответствия, продавцу следует заблаговременно делать отказные письма и предъявлять их по первому же требованию покупателя либо администрации торговой онлайн-площадки.

Что указывается в отказном письме?

Отказные письма не являются заменой официальных сертификатов или разрешений и могут иметь ограничения или условия, связанные с их использованием. Обычно такие документы содержат следующую информацию:

• Данные организации, выдавшей письмо (название, адрес, контакты).

• Сведения о заявителе (название, адрес).

• Описание товара или услуги, на которые выдается отказное письмо.

• Ссылки на стандарты, техрегламенты или требования, от которых товар или услуга освобождаются.

• Подпись и печать организации, выдавшей отказное письмо.

В отдельных случаях в документе могут также указываться условия использования отказного письма или причины, по которым товар или услуга не соответствуют стандарту или требованию.

Для справки: отказное письмо обычно не содержит срока действия, поскольку оно остается актуальным до того момента, пока в отношении указанного товара не начнут действовать новые нормативы. Но в зависимости от ситуации или требований адресата по оформлению документа письма могут быть временными.

В отказном письме можно приводить несколько видов продукции, не требующей проведения оценки соответствия (до 10-ти позиций). Тем самым в документ разрешается включить определенную номенклатуру товара с указанием его вида и состава.

Где можно получить отказное письмо о сертификации товара?

Отказное письмо о сертификации товара выдается по запросу заявителя специалистами сертификационного центра или лаборатории – организаций, имеющих право выдавать такие документы. А также имеющих должную компетенцию, ведь такой документ обязательно подписывается руководителем организации, по сути, берущим на себя ответственность и репутационные риски за точность и актуальность предоставленной информации. Специалистам таких организаций важно увидеть товар, чтобы провести его идентификацию, после чего они убедятся, что изделие не находится в перечнях продукции, требующей обязательной сертификации или декларирования по ГОСТам или техрегламентам. И если это действительно так, на продукцию оформляется отказное письмо с указанием всех необходимых ссылок на нужные нормативные акты.